Hướng dẫn cách viết biên bản họp phòng chuẩn nhất

733 Lượt xem

Ghi biên bản cuộc họp là một trong những kỹ năng cần thiết đối với một người trợ lý, nhiều người cho rằng đây là công việc đơn giản ai cũng có thể làm được. Tuy nhiên, không hẳn là như vậy việc ghi biên bản cuộc họp không khó nhưng cách viết biên bản họp chuyên nghiệp thì lại là vấn đề khác. Vậy làm thế nào để có một mẫu biên bản cuộc họp chuyên nghiệp và chuẩn nhất.

Biên bản họp là gì?

Biên bản họp nhằm ghi chép lại những vấn đề được trao đổi, kiến nghị được đề cập trong cuộc họp; thường thì mẫu biên bản họp phòng không có giá jtrij pháp lý chủ yếu là để dùng trong nội bộ công ty để chứng minh những sự việc xảy ra, những công việc đã được hoàn thành, một số vấn đề cần giải quyết…

>>> Trong cuộc họp, nhất là các cuộc hợp lớn vai trò của người điều phối là rất quan trọng. Bạn đọc có thể tham khảo thêm nội dung nhân viên điều phối là gì để hiểu hơn về vai trò của họ trong cuộc họp nhé. 

biên bản họp phòng

Đối với các công ty/doanh nghiệp/tập đoàn lớn thì họ khá chú trọng về vấn đề này. Bởi trong mỗi cuộc họp họ phát sinh rất nhiều vấn đề họ thường xuyên đề xuất ý kiến, đưa ra những hướng giải quyết, vì thế việc lựa chọn mẫu biên bản cuộc họp sẽ giúp họ ghi chép được đầy đủ các thông tin một cách mạch lạc và rõ ràng nhất.

Nội dung cần có ở một mẫu biên bản họp

  • Quốc ngữ, tiêu ngữ;
  • Tên nội dung văn bản;
  • Nêu rõ thời gian cụ thể từ phút lập biên bản, ngày tháng năm và giờ;
  • Thành phần tham dự ; ai là người trủ chì cuộc họp;
  • Những ý kiến kiến nghị, đề xuất trong quá trình họp;
  • Phần kết luận: Thường thì phân công rõ ràng các công việc cho từng tổ, từng phòng; ai là người phụ trách; đến khi nào thì sẽ hoàn thành…
  • Thủ tục ký xác nhận;

biên bản họp phòng

Một số lưu ý trong cách ghi biên bản cuộc họp

Trong vai trò là người chịu trách nhiệm việc ghi chép biên bản cuộc họp, bạn cần làm quen với rất nhiều kỹ năng như kỹ năng tổng hợp và tóm tắt thông tin; kỹ năng diễn giải vấn đề một cách khoa học; … Chính vì vậy, khi đảm nhiệm chức này không phải dễ, bạn cần lưu ý một số vấn đề như sau:

  • Nên chuẩn bị sẵn một biên bản họp phòng mẫu: Thường thì một biên bản cuộc họp sẽ có những thông tin khá giống nhau, để nhanh và tiện lợi bạn có thể download mẫu biên bản cuộc họp có sẵn về để sử dụng. Như vậy, trong cuộc họp bạn sẽ rất nhà, bạn chỉ cần điền đầy đủ thông tin cuộc họp vào mẫu biên bản cuộc họp có sẵn mà tôi.
  • Mang theo một cuốn sổ ghi chép hoặc máy tính xách tay: Nếu bạn là một trợ lý thì chắc chắn, trong các cuộc họp bắt buộc bạn phải ghi chép. Một cuốn sổ ghi chép nhỏ kèm theo một chiếc bút sẽ không dư thừa đâu đừng quên mang chúng theo nhá.

>>> ​Trong cuộc họp của công ty các nhân viên đưa ra những ý kiến của mình để xây dựng công ty phát triển hơn, đây không chỉ là trách nhiệm mà cũng là một cách lấy lòng xếp hiệu quả. Nếu bạn đọc là nhân viên hãy thử ngay nhé. 

Hi vọng, với những chia sẽ trên sẽ giúp bạn biết cách viết biên bản họp phòng chuẩn và chuyên nghiệp hơn. Chúc các bạn thành công.