Ứng dụng quản lý tiến độ công việc bằng excel như thế nào trong thời đại số hiện nay

23 Lượt xem

1. Quản lý tiến độ công việc bằng excel là như thế nào nhỉ?

Quản lý tiến độ công việc bằng excel là như thế nào nhỉ?

Trong tất cả các mô hình kinh doanh, sản xuất của các công ty, doanh nghiệp hiện nay dù là quy mô to lớn hay quy mô nhỏ đi nữa về thì việc quản lý tiến độ công việc luôn là điều cần thiết. Quản lý tiến độ công việc có vai trò quan trọng trong việc kết hợp giữa các công việc lập kế hoạch - triển khai thực hiện kế hoạch - nghiệm thu kết quả công việc và bảng quản lý tiến độ công việc cũng là cơ sở để lấy tiêu chí đánh giá năng lực, trình độ làm việc của các bộ phận nhân viên trong công ty, donha nghiệp một cách chính xác nhất.

Tùy vào quy trình hoạt động của mỗi công ty, doanh nghiệp hay hướng giải pháp thống nhất mà công ty, doanh nghiệp đó sẽ có hướng vận dụng các công cụ hần mềm hỗ trợ trong việc quản lý tiến độ công việc phù hợp nhất

Quản lý tiến độ công việc bằng excel, đây là một dạng xử lý số liệu bằng bảng tính chứ không phải được hiểu theo nghĩa là một chương trình được thiết kế chuyên dụng dùng trong quản lý tiến độ công việc.

2. Vai trò của quản lý tiến độ công việc bằng excel

Trong các hoạt động theo dõi, giám sát các hoạt động trong công việc của các công ty, tổ chức, doanh nghiệp hiện nay thì vai trò của quản lý tiến độ công việc bằng excel  là vô cùng quan trọng, không chỉ giúp các bộ phận quản lý của công ty, doanh nghiệp có thế theo và bám sát được tiến trình công việc hiện nay như thế nào, liệu việc thực hiện công việc hiện tại có đúng theo dự tính ban đầu của kế hoạch triển khai trước đó hay không, các quy trình công việc liệu có đi đúng tiến độ không. Bởi lẽ thế việc xây dựng bảng quản lý tiến độ công việc bằng excel cần phải thật khoa học và chi tiết mới có thể giúp cho việc quản lý dự án, điều chỉnh công việc mới có thể đạt được kết quả tốt nhất, trong đó bao gồm các vai trò chi tiết sau:

 Vai trò của quản lý tiến độ công việc bằng excel

Giúp theo dõi, giám sát quản lý tiến độ công việc một cách dễ dàng: Nhìn vào bảngquản lý tiến độ công việc ta có thế thấy rõ được các thông tin như: các công việc đã thực hiện đến thời điểm hiện nay đạt được  ra sao, có đúng với kế hoạch đề ra không, thời gian thực hiện như thế nào, có bị chậm so với tiến độ không,… một cách chính xác, nhanh chóng, dễ dàng nhất.

Giúp phân chia thời gian, phân bố nhận sự với từng công việc hợp lý: Bảng quản lý tiến độ công việc sẽ có những phương án điều chỉnh hợp lý nhất. Trước hết về thời gian thực hiện các công việc sẽ được bố trí theo từng mốc thời gian phù hợp nhất và sẽ có những phương án dự trù việc phát sinh trong quá trình làm việc, thời gian thực hiện công việc như thế nào, nhân sự như thế nào thì phù hợp.

Dễ dàng trong việc đánh giá tiến độ, hiệu quả công việc của các quản lý hoặc đối tác khách hàng: Dựa vào bảng quản lý,theo dõi tiến độ công việc mà bộ phận quản lý của công ty, doanh nghiệp đó hay kể cả là những đối tác, khách hàng cũng có thể dễ dàng thấy được quá trình thúc đây công việc hiện nay ra sao, có gặp vướng mắc ở bộ phận nào hay khâu kỹ thuật nào không từ đó có thể đưa ra những góp ý hay các phương án xử lý hay sửa đổi cách làm việc để đem lại hiệu quả cao nhất.

Đối với mỗi bảng quản lý tiến độ công việc bằng excel sẽ cần phải ghi rõ được những thông tin bắt buộc sau: tên công ty, tổ chức, doanh nghiệp hay tên của đơn vị thực hiện dự án là ai, tên của dự án công việc cần theo thực hiện giám sát tiến độ và theo dõi đó là gì, các công việc dự kiến cần thực hiện là gì và nguồn nhân sự thực hiện bao gồm những ai, phụ trách ở bộ phận kỹ thuật nào, việc theo dõi tiến độ công việc sẽ được thực hiện trong khoảng thời gian như thế nào. Để từ đó các thành viên có thể dễ dàng nắm bắt được vị trí công việc đươc phân công cũng như các bộ phận quản lý cũng dễ dàng đánh giá hoặc theo sát nhằm đạt hiệu quả tiến độ công việc cao và tiết kiệm được thời gian và công sức nhất có thể.

>> Bạn đang có nhu cầu tìm việc làm bất động sản thì hãy truy cập ngay timviec365 để thấy những tin tuyển dụng mới nhất, hơn nữa chúng tôi còn cung cấp cho các bạn CV bất động sản và nhiều ngành nghề khác để trợ giúp các bạn trong quá trình tìm việc.

3. Những yếu điểm của quản lý tiến độ công việc bằng excel

Quản lý tiến độ công việc bằng excel tuy đóng vai trò rất quan trọng trong việc vận hành kinh doanh sản xuất của các công ty, donh nghiệp. Tuy nhiên, nó cũng đem lại một số những hạn chế riêng, đặc biệt là trong một thời đại công nghệ số như hiện nay thì sự tác động của những hạn chế này khá lớn.

Những yếu điểm của quản lý tiến độ công việc bằng excel

3.1. Template rất phức tạp, khó sử dụng

Để có được một bảng trang tính khoa học, dễ dàng sử dụng dành cho các công việc trong quản lý tiến độ công việc, của các dự án ra sao thì phỉa đòi hỏi người làm phải biết rất nhiều kỹ năng sử dụng excel và cả các thủ thuật excel nâng cao. Với một phần mềm khá nhiều các thủ thuật phức tạp như excel hiện nay thì rất ít người có thể tự tạo ra một file excel dành riêng cho việc quản lý tiến độ công việc của công ty, doanh nghiệp đó mà thường đa phần họ sẽ sử dụng các template miễn phí hoặc template được rao bán trên mạng.

Tuy nhiên, những template này thường là mẫu chung của rất nhiều lĩnh vực quản lý mà không dành riễng cho bất kì một lĩnh vực hay một đối tượng riêng biệt nào cả, nên thường khi làm việc trên những template này người dùng sẽ phỉa gặp một số các  trường hợp như thừa hoặc thiếu các tính năng hay có những tính năng không phù hợp phục vụ cho việc quản lý tiến độ công việc của công ty, tổ chức, doanh nghiệp đó. Nên nếu bạn đang có dự định mua hay tải bất cứ một bản template để áp dụng trong việc quản lý tiến độ công việc thì cũng nên tìm hiểu thật kỹ trước khi đưa vào áp dụng trong công việc nhé.

3.2. Khả năng lưu trữ dữ liệu không đủ lớn, thời gian lưu trữ ít

 Đây là một trông những yếu điểm của quản lý tiến độ công việc bằng excel, nhất là khi khối lượng thông tin của các tổ chức, công ty, doanh nghiệp cần lưu trữ sẽ là rất lớn và cần lưu trữ nó trong một thời gian dài để xem lại các tiến độ công việc trước đó so với tiến độ công việc hiện tại như thế nào, nó đã tăng lên hay giảm đi. Đó là chưa kể trong quá trình sử dụng quản lý tiến độ công việc bằng excel có thể xảy ra các sự cố như chập điện, máy tính bị lỗi, phần mềm bị nhiễm virus hoặc trong quá trình làm chúng ta có thế ấn nhầm trong việc lưu hay xóa. Điều này sẽ ảnh hưởng đến việc lưu trữ các dữ liệu trong quản lý tiến độ công việc của các công ty, doanh nghiệp, tổ chức.

3.3. Bị động, chậm trễ, không có tính cộng tác

Trong bảng quản lý tiến độ công việc bằng excel, bạn có thể chủ động trong việc quản lý chi tiết tiến độ của các dự án, các công việc của công ty, doanh nghiệp hay công việc chi tiết được giao đã hoàn thiện đến đâu với quy trình quản lý như nhau. Trong trường hợp, nhân viên thuộc bộ phận trong dự án, công việc gửi báo cáo sau khi hoàn thành công việc trong dự án được dao thì người trong bộ phận quản lý, phụ trách dự án đó sẽ phải tiến hành cập nhật kết quả công việc vào trong file quản lý tiến độ công việc trong bảng excel tổng. Để khi trong trường hợp được yêu cầu báo cáo hay xem xét lại quá trình tiến độ công việc của nhân viên đó như thế nào thì người trong bộ phận quản lý file tiến độ công việc đó sẽ tổng hợp, tính toán lại để đưa ra kết quả với các con số trung bình nhất rồi thông báo kết quả các số liệu đó qua email hoặc Google Drive để tất cả mọi người với các bộ phận nhân viên kinh doanh trong công ty, doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu, xem xét kết quả công việc của mình ra sao.

Vậy tại sao lại có thể nói là quản lý tiến độ công việc bằng excel có thể gây bị động, chậm trễ và không có tính cộng tác nhỉ? Bởi vì trong quá trình thực hiện công việc thì tiến độ kết quả công việc có thể thay đổi kết quả công việc liên tục và việc cập nhập những kết quả này thường sẽ phải qua một hoặc nhiề các khâu trung gian mới có thể cập nhập trong bảng file quản lý tiến độ công việc tổng được mà khong được cập nhập trực tiếp luôn nên sẽ dẫn đến tình trạng bị chậm trễ, kết quả công việc không được cập nhập một cách kịp thời, nhanh chóng. Và rất có thế các kết quả mà bạn vừa xem trước đó trong một khoảng thời gian ngắn thì lúc sau đã được thay thế bằng một kết quả khác dẫn đến tình trạng không chủ động, nhanh chóng được trong quá trình cập nhập kết quả, tiến độ công việc hiện tại. Hơn nữa khi cậ nhập được kết quả mới bạn sẽ phải nhanh chóng chỉnh sửa, tính toán, tổng hợp lại kết quả để báo cáo, điều này sẽ gây mất khá nhiều thời gian và một quy trình quản lý công việc như excel sẽ cần phải cải tiến rất nhiều.

Trong trương hợp máy tính hay các phần mềm trên máy tính gặp trục trặc dẫn đến tình trạng dữ liệu bị chết trong máy tính thì từ đây việc trao đổi hay tương tác thông tin trên cùng một ứng dụng trên cùng một tệp quản lý file sẽ không hề mang lại kết quả khả thi, nhất là trong trường hợp bạn muốn phản ánh đưa ra ý kiến, nhận xét, bình luận về kết quả, tiến độ hay các số liệu trong bảng file tiến độ công việc đó thì sẽ rất khó khăn trong việc truyền đạt được những ý kiến, nhận xét đó một cách nhanh chóng và kịp thời nhất có thể. Có thể thấy các công đoạn trong việc quản lý tiến độ công việc bằng excel khá tốn nhiều thời gian và công sức thiết lập và khó khăn trong sự công tác giữa các bộ phận trong công việc.

3.4. Không lưu trữ được kết quả công việc trên Excel

Trong một bảng tính giao diện với giới hạn cho phép, thì bảng quản lý tiến độ công việc bằng excel sẽ chỉ cho bạn thấy những thông số của kết quả tiến độ công việc một cách tổng quát nhất mà nó sẽ không thể hiện chi tiết hay cụ thể từng công việc, từng thông số đó như thế nào. Vị dụ như bạn chỉ có thể biết được số lệu kết quả hoàn thành của công việc do nhân viên báo cáo trong đó nhưng lại không có số liệu chi tiết nào để chứng minh liệu kết quả đó có đúng với thực tế không, gây ra sự thiếu minh bạch và ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ công việc của công ty, doanh nghiệp.

Tuy mang khá nhiều hạn chế nhưng với nhưng tính năng ưu việt thì việc quản lý tiến độ công việc bằng excel vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý của tổ chức, công ty, doanh nghiệp và mang lại hiệu quả hữu dụng trong thời đại phát triển công nghệ số như hiện nay

4. Một số những yêu cầu khi lập bảng tiến độ công việc bằng excel mà bạn cần nắm được

Một số những yêu cầu khi lập bảng tiến độ công việc bằng excel

Khi tạo mới bảng quản lý tiến độ công việc bằng excel, bạn cẩn đưa được côt thông tin về các công việc thực hiện, thời gian thực hiện, cách thực hiện để khi xem bảng kế hoạch chúng ta có thể dễ dàng quan sát và điều chỉnh các yếu tố sao cho phù hợp, cần thiết thêm. Ngoài ra trong bảng cũng cần phải nêu được các thông tin về tên dự án, người thực hiện trong từng công việc của dự án và cột đánh giá để cấp trên có thể đưa ra các đánh giá nhận xét nếu có ý kiến góp ý

Bảng quản lý tiến độ công việc sẽ phải được liệt kê những công việc đóng vai trò quan trọng lên đầu và người thực hiện, thời gian hoàn thành để sau khi dự án, công việc đó hoàn thành chúng ta có thế đưa ra một đánh giá nhanh nhất về tiến độ công việc như thế nào, đạt bao nhiêu %, nhân viên trong bộ phận công việc đó như nào, năng lực và hiệu suấ công việc của họ ra sao,….

Bảng quản lý tiến độ công việc sẽ phải được trình bay một cách khoa học để người trong bộ phận quản lý hoặc khách hàng hay các đối tác của công ty có thể  dễ dàng theo dõi được tiến độ công việc đó đang được hoàn thành ở mức như nào